loading...
BAB. I
PENDAHULUAN
a. Latar Belakang.
Selama
ini adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka
Pandangan orang demikian ini tentu bukan
tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi
dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik
atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih
dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya
dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada
di lapangan
Tidak
semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis
atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put
yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun
ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya.
Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat
dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum,
jika akurasi isinya dijamin benar.
Oleh
karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan
baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian
ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.
Dalam
bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana
kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan
baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta.
Dalam
rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini
menjadi tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format
data administras
pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi
kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. .Seiring dengan
kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format
administrasi pendidikan harus kapable
terhadap teknologi informasi saat ini.
b. Ruang lingkup pembahasan.
Bertolak
dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan
informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu
adanya sebuah pembakuan format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan
pendidikan di Indonesia.
Format administrasi pendidikan yang dimaksudkan adalah mudah pengelolaannya,
mudah pemahamannya dan bisa ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan
pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal sementara ini banyak institusi
baik dari pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan data pendidikan
pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format administrasi, sesuai
kepentingan mereka.
Oleh karena itu dalam lingkup masalah
ini, penmulis hanya membatasi dalam membahas
:
1.
Format baku
data administarsi kependidikan dan sistem pengelolaan data administrasi
kependidikan
2. Pelayanan informasi data administasi
kependidikan.
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
a. Pengertian Administrasi
Banyak
pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada
pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara
sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses sosial
Dalam pengertian yang luas menurut
Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan
bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang
teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya,
administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai
fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry
Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi
perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk
rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain
menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan
kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu
bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
. Meskipun
rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh
proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.
Sedangkan dalam pengertian sempit,
sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya
“Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu
kegiatan yang meliputi catat-mencatat,
surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan.
Selanjutnya,
dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam pengertian sempit
sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan
ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa
antara administrasi dengan ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang
sangat erat..
b. Pengertian Tata Usaha
Ada
beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai
kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat
mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha
a.
Ditinjau arai asal kata
Tata
Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan
“Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai
berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah
suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud.
Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia
dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah
penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan,
negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan
taha usaha.
c. The Liang Gie dalam bukunya
Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah
segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim
dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Selanjutnya,
dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas
administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan
penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat
digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang
bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.
c, Pengertian Pelayanan
Ada
beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan
serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai
proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang
meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang
dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain
yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan
Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah
untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan
demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat,
menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah
ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa
pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya.
Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa
pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun
swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain
:
1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi
pelayanan yang berupa loket
informasi yang dimilikinya dan
terpampang dengan jelas ;
2. Kesederhanaan yaitu mencakup
prosedur palayanan dan
persyaratan
pelayanan
3. Kepastian yaitu menyangkut
informasi waktu, biaya dan petugas
pelayanan yang jelas ;
4. Keadilan yaitu memberi perhatian
yang sama terhadap pelanggan
tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat
dari materi atau
kedekatan seseorang ;
5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk
pelayanan memenuhi
kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan
purna pelayanan
secara administrasi ;
6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan
pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan
tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.
BAB
III
PEMBAHASAN
DAN KESIMPULAN
a. Pembahasan
Dengan
melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta membandingkan dengan
berbagai pengertian administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang administrasi
data kependidikan di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga
memudahkan dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat pengguna informasi
kependidikan, maupun kepada siswa yang membutuhkan informasi atau dokumen
kependidikan dirinya Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini
setiap satuan pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi
kependidikan dan sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang
berbeda-beda. Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda,
menurut kemampuan petugas pengelolanya. Beberapa sekolah ada yang mengelola data
administasii kependidikannya dengan program aplikasi Excel, Word dan Acces(Microsoft
Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan program aplikasi dBase Visual
atau Foxpro dan bahkan ada yang menggunakan My SQL. Demikian juga petugas
pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di sekolah. Ada petugas pengelola
data administasii kependidikan dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari
seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan komputernya
, tetapi juga ada yang berasal dari staf
administrasi jurusan. Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar
informasi antar sekolah atau dalam rangka memberikan pelayanan informasi
tentang data administasii kependidikan seperti data kelembagaan, kurikulum,
peralatan
maupun siswa dan keuangan. Belum lagi
kalau melayani institusi yang membutuhkan data administasii kependidikan sesuai
dengan kepentingan mereka seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X”
karena akan diberi beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan
sebagainya Dari pihak-pihak yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan seperti
Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Kab/Kota,
kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan disosialisasikan
sistem pengelolaan data administasii kependidikan dan format data administasii
kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun workshop. Akan tetapi
kurang mendapat respon baik dari sekolahsekolah dengan berbagai alasan. Banyak
sekolah yang kurang bersedia memanfaatkan sistem tersebut, karena harus entry
data ulang, juga kurang
kapable dengan kepentingan sekolah yang
bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data
administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten
Tapanuli Tengah , tetapi untuk
kepentingan Ujian Nasional sekolah masih
harus mengisi PCPU yang didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang
sama.
Demikian juga format data administasii
kependidikan dan sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang
menggunanan NISN sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa kelas III
Dinas Pendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa kelas
III telah mempunyaiu NISN, yang data administasii kependidikan sudah ada
disana.
b. Kesimpulan
1.
Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas akan
kebutuhan data administasii kependidikan di sekolah yang bersangkutan, kepala
masyarakat, sangat dibutuhkan adanya keseragaman format data administrasi
kependidikan yang baku,
yang mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya serta yang paling penting kapable
dengan program aplikasi yang selama ini digunakan oleh sekolah yang
bersangkutan. Sudah barang tentu format data harus lengkap, sehingga mampu
memenuhi kebutuhan masyarakat penggunanya.
2.
Disamping format data administasii kependidikan, juga sistem pengelolaan data
administasii kependidikan yang menggunakan progrtam aplikasi uyang sudah
familier dengan petugas-petugas pengelolanya. Kalau memang secara teknis harus
menggunakan program aplikasi lain, seharusnya ada semacam pendidikan atau pelatihan
cara mengkonversi sebuah data administasii kependidikan dari program aplikasi
yang digunakanb sekolah ke program aplikasi yang digunakan dalam sistem
pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar pelatihan
mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja..
3.
Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannya sebagai bahan
pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang pembangunan pendidikan, maka
yang paling penting adalah kejujuran dan kedisiplinan petugas pengelola/up date
data di setiap satuan pendidikan.
DAFTAR
PUSTAKA
1. Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian
Ilmu Taha Usaha, Jakarta
:
Balai
Pembinaan Administrasi, Akademi Administrasi Negara
2. Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan
Umum. Universitas Terbuka,
Jakarta
3 Ciptono F, 1997. Prinsip-prinsip Total
Quality Service. Andi Offset.
Yogyakarta
4 Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik.
Bina Aksara. Jakarta
5. Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar
Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen.
Gunung Agung. Jakarta
6.
Program Kerja SMP Negeri 1 Tapian Nauli Tahun 2007/2008
loading...
No comments:
Post a Comment